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Rubrica L’alfabeto del Cambiamento

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come ne parliamo dopo le vacanze

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Già da fine maggio si sentiva ripetere una frase: “Ne parliamo a settembre”. Come se occuparsi di un progetto e della sua pianificazione fosse qualcosa da rimandare a dopo le vacanze, prendendosi un lungo, lunghissimo tempo. Cosa dovrà mai accadere, o non accadere, ogni anno dai primi di giugno fino al 15 settembre? A cosa si deve questa “rimandite”, sindrome che sembra colpire ogni anno molte persone appartenenti ai più disparati settori professionali?

Sondando il terreno, queste sono le risposte: “sono sopraggiunte delle urgenze”, “abbiamo altre priorità”, “siamo sommersi di cose da fare”, “dobbiamo chiudere una serie di attività”, “dobbiamo capire cosa succederà”, “dobbiamo fare una riunione con…”, “ci sono in vista dei cambiamenti”, “forse sono in arrivo altri progetti più importanti”, “molte persone cominciano ad andare in vacanza”, “è che siamo tutti molto stanchi”, oppure semplicemente: “chissà, forse sarà questo gran caldo!”. Qualche volta la risposta è “non so”…
E così facendo si saltano mesi interi.  Si continua a lavorare sodo, a mettere in fila i progetti, ma con quanta ottimizzazione degli sforzi, pianificazione e organizzazione?  Si pensa forse che le attività che dovrebbero partire a settembre-ottobre possano essere pianificate a settembre?

Poi magari la data di partenza dei progetti verrà rimandata a novembre, perché tanto ci saranno comunque delle valutazioni ulteriori da fare, delle nuove priorità, degli impegni da incastrare, degli imprevisti, delle emergenze …

Anzi, qualcosa verrà rimandata “agli inizi del nuovo anno”, forti del nuovo budget annuale o di nuovi assestamenti. Questi tempi terranno conto delle vacanze invernali, che alla resa dei conti – anche se a fine anno l'attività ha sempre un grande picco di intensità - sembrano durare da metà dicembre al 10 gennaio circa.

A volte si vuole partire con un progetto perché è ritenuto importante, se ne definiscono anche gli aspetti tecnici, e poi quel progetto non si sa che fine fa: “sono sopraggiunte delle altre priorità”, “ci stiamo riflettendo”, “dobbiamo riunirci con i colleghi”, “dobbiamo sentire il parere di…”, “forse dobbiamo rimandarlo”.  A volte si realizza e l’anno successivo i contenuti del progetto potrebbero essere superati. O non si realizzerà più, e magari poi ci si pentirà di non averlo realizzato. A volte non si danno neanche i feed back sull’esito dell’idea o della proposta del progetto.

Nonostante tutto, spesso si raggiungono obiettivi ambiziosi. Noi Italiani, si sa, quando ce la mettiamo tutta siamo bravi. A volte però le persone sembrano correre sul posto, si ha la sensazione di un fare e disfare continuo, di un fare che non sempre fa progredire, di un’oscillazione caotica, di due passi avanti e uno indietro.  Utilizzando una metafora, qualcuno ha detto: “Si fa molto calcio ma si fanno pochi goal!”.  In tutto questo, che dire dei concetti di tempestività, gestione delle priorità, pianificazione, produttività, efficienza?
Il mercato non aspetta, passa sopra a qualunque cosa e a chiunque, e non meraviglia il fatto che l’Italia faccia così fatica a decollare nonostante le sue eccellenze, nonostante l’impegno e lo sforzo di coloro che credono che la velocità, la tempestività (non l'emergenza, sulla quale siamo dei campioni...), oggi sia forse il maggior fattore di successo. Eppure si fatica e ci si stressa tanto…
Il Nord Europa, gli Stati Uniti e altri paesi rimangono increduli rispetto a questo modo di lavorare. Un giorno un manager americano disse: “sono spiazzato, perché le cose sulle quali i miei colleghi italiani stanno discutendo da due mesi potevano essere fatte in una settimana. Ma perché fanno continuamente riunioni?” I più realisti penseranno: “Noi avremo pure le nostre ragioni, ma come dar loro torto?”

Rimandare: proviamo a vedere cosa significa. Probabilmente è la sensazione di essere sopraffatti dalle urgenze e dalle priorità che si fa fatica a gestire e che lasciano disorientati. E' forse anche eccesso di prudenza, bisogno di verificare e di capire meglio le situazioni, i comportamenti degli altri, l’aria che tira.  Forse è anche diffidenza, è timore. Di cosa? Delle conseguenze delle proprie decisioni, che si vogliono condividere o procrastinare per timore di sbagliare, di essere attaccati, delle conseguenze che potrebbero generare. E' paura del futuro.

Così il futuro arriva e ci trova più spiazzati – per non dire impreparati -  di quanto potremmo essere. Così si aggiunge altra complessità a quella che c’è già. Così la leadership è debole. Sembra quasi che si stia parlando della burocrazia e di certa politica, e invece la rimandite è un fenomeno che riguarda anche il settore privato.

Poi accade spesso che quando le decisioni finalmente vengono prese sopraggiunge la fretta di ottenere risultati che costringe all’ennesima emergenza, alla visione di corto periodo, e le cose devono essere fatte per ieri.  Che competenze importanti quelle del decision taking e della gestione del tempo…

Coloro che non sono soliti rimandare sono ovviamente in difficoltà in un contesto del genere, e paradossalmente si debbono arrendere a questa situazione.  Perché sollecitare, cercare di smuovere le acque e di “portarsi avanti” rischia di essere controproducente: un comportamento percepito come insistente è disfunzionale.

In verità nulla può contro la rimandite. A questo punto chi ha la tendenza a non rimandare deve portare pazienza, cavalcare l’onda e avere fiducia, senza arrendersi ma anche senza troppo sollecitare, perché rischia di entrare in frustrazione e di stressare il sistema.
I cambiamenti sempre più rapidi e repentini, ragion d’essere di questa rubrica, richiedono nostro malgrado una velocità crescente, che non vuol dire fretta, piuttosto vuol dire pianificazione, ottimizzazione, vuol dire abbassare lo sforzo gestionale. E cogliere le opportunità al volo.

Non si tratta di lavorare di più, si tratta di lavorare meglio, mantenendo alta la concentrazione e il focusing, anticipando le attività, prendendo ponderatamente e tempestivamente le decisioni, nell’interesse di tutti.  Avendo sempre in mente la qualità della vita e del lavoro, aiutandosi anche trovando spazi maggiori per rilassarsi e far decantare la tensione: quando la pressione è troppa, bisogna fare qualcosa per compensare. C’è più di un modo per farlo.

Sarebbe fantastico se le cose andassero così: non il presente - carico di zavorre, resistenze e contraddizioni - che influenza il futuro, ma il futuro - che non è carico di nulla perché deve ancora arrivare – che influenza il presente e aiuta a decidere rapidamente e a pianificare nella direzione giusta. Possibilmente sdrammatizzando e non prendendosi troppo sul serio.

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